Finanzordnung des Verbandes Privater Arbeitsvermittler e.V.

§ 1 Grundsätze der Finanzwirtschaft des Verbandes Privater Arbeitsvermittler e. V.

Die materiellen und finanziellen Mittel des Verbandes Privater Arbeitsvermittler e.V., im folgenden VPA e.V. genannt, sind mit einer hohen Effektivität zielgerichtet zur Erfüllung der jährlichen Aufgaben des Verbandes und seiner Organe einzusetzen. Bei der Verwendung der finanziellen Mittel ist die Einhaltung der Grundsätze von Sparsamkeit, Ordnung, Sicherheit und Disziplin im Zahlungsverkehr zu gewährleisten.

 § 2 Haushaltsplan

  1. Der Haushaltsplan ist die Grundlage für die Finanzwirtschaft des VPA e.V.
  2. Der Haushaltsplan gliedert sich in einen ordentlichen und einen außerordentlichen Haushaltsplan.
  3. Der außerordentliche Haushaltsplan umfasst auf der Einnahmenseite alle zweckgebundenen finanziellen Zuschüsse, soweit sie nicht ausdrücklich für den ordentlichen Haushalt bestimmt sind. Diese Zuschüsse dürfen nur aufgrund bestehender Richtlinien für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden.
  4. Der ordentliche Haushalt umfasst die nicht unter Punkt 3 fallenden Einnahmen und Ausgaben.
  5. Der Haushaltsplan ist für ein Geschäftsjahr vom/von der/dem Schatzmeister/in aufzustellen, vom Vorstand zu bestätigen und von der Mitgliederversammlung zu beschließen.
  6. Die Finanzierung der Aufgaben des VPA e.V und seiner Organe erfolgt auf der Grundlage der jährlichen Haushaltspläne.
  7. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

 § 3 Kassenverwaltung

  1. Die Kassengeschäfte des VPA e.V. führt der/die Schatzmeister/in. Zur Entlastung des/r Schatzmeisters/in kann ein/e Kassenleiter/in eingesetzt werden. Der/die Schatzmeister/in ist für die Kontrolle verantwortlich.
  2. Die Kasse des Verbandes ist die einzige einnehmende und auszahlende Stelle. Andere Organe des VPA e.V. sind nicht berechtigt, für den Verband Zahlungen entgegenzunehmen oder zu verlangen.
  3. Für das Bankkonto des VPA e.V. sind im Rahmen des Haushaltsplanes zeichnungsberechtigt:
    • der/die Vorsitzende
    • der/die stellvertretende/r Vorsitzende
    • der/die Schatzmeister/in
  4. Durch den Vorstand können bei Notwendigkeit und nach entsprechender Beschlussfassung mit Zweidrittelmehrheit weitere Zeichnungsberechtigte beauftragt werden.
  5. Über alle Einnahmen und Ausgaben sind ordnungsgemäße Zahlungsbelege zu fertigen, in der Kasse (Buchhaltung) lückenlos nachzuweisen und aufzubewahren. Die Zahlungsbelege müssen mit dem Vermerk „Sachlich und rechnerisch richtig“ unterzeichnet sein. Durch den/die Schatzmeister/in sind sämtliche Einnahme- und Ausgabebelege auf ihre inhaltliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen. Die Ausgabebelege sind vom Schatzmeister/in oder den weiteren Zeichnungsberechtigten im Zahlungsverkehr mit Unterschrift und Datum zur Zahlung anzuweisen. Ohne den Vermerk “ zur Zahlung angewiesen “ dürfen keine Zahlungen veranlasst werden.

§ 4 Rechtsverbindlichkeit

  1. Verträge, die den Verband auch finanziell belasten oder belasten könnten, dürfen nur auf der Grundlage und im Rahmen eines bestätigten Haushaltsplanes und nach entsprechender Beschlussfassung mit Zweidrittelmehrheit durch den Vorstand abgeschlossen werden.
  2. Weitere notwendige Verträge, die im Rahmen des bestätigten Haushaltsplanes liegen und die zur Erfüllung der verbands- und verwaltungstechnischen Aufgaben erforderlich sind, können vom Schatzmeister und vom Vorsitzenden gemeinsam abgeschlossen werden.
  3. Bei Rechtsgeschäften, die den Erwerb, die Veräußerung oder die Belastung von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten, den Abschluss von Pacht- oder Mietverträgen oder die Begründung von schuldrechtlichen Verpflichtungen in Höhe von mehr als 5.000,00 € zum Gegenstand haben, wird der Verband durch die/den Vorsitzende/n oder seine(n)/ihre(n) Stellvertreter/in, jedoch jeweils nur zusammen mit dem /der Schatzmeister/in vertreten. Solcherlei Rechtsgeschäfte sind jedoch nur nach entsprechender Beschlussfassung des Vorstandes mit Zweidrittelmehrheit erlaubt.
  4. Über die Höhe des Mitgliedsbeitrages und der Aufnahmegebühr entscheidet der Vorstand mit Zweidrittelmehrheit der Anwesenden.
  5. Über die Einstellung und Entlassung von haupt- oder nebenberuflichen Mitarbeitern, über die Festsetzung von Löhnen und Gehältern oder über die Zahlung von Entschädigungen oder Kostenaufwendungen für Verbandsvertreter oder Dritte entscheidet der Vorstand mit Zweidrittelmehrheit.
  6. Erfordert die Wahrnehmung der Vorstandsarbeit ein die ehrenamtliche Tätigkeit weit überschreitendes Maß an inhaltlichem und zeitlichen Aufwand, so kann dieser auf Antrag an die Mitgliederversammlung honoriert werden.

§ 5 Jahresrechnung

  1. In der Jahresschlussrechnung per 31.12. ist das Ergebnis der Finanzwirtschaft nachzuweisen. Es sind die Einnahmen und Ausgaben, die Forderungen und Verbindlichkeiten, die eingegangenen Zahlungsverpflichtungen sowie alle Salden auszuweisen.
  2. Darüber hinaus sind dem Vorstand vierteljährliche Zwischenabrechnungen über die Inanspruchnahme des Haushaltsetats vorzulegen. Mit den vierteljährlichen Zwischenabrechnungen ist der Vorstand insbesondere über Beitragsrückstände der Mitglieder zu informieren.
  3. Die Jahresschlussrechnung ist innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres zu erstellen und im Vorstand in der nach der Fertigstellung folgenden Sitzung zu beraten.

§ 6 Rechnungsprüfung

  1. Die auf der Mitgliederversammlung des VPA e.V gewählten Rechnungsprüfer haben mindestens einmal jährlich die Prüfung der Kassengeschäfte (Buchhaltung) vorzunehmen.
  2. Die gewählten Rechnungsprüfer dürfen in dem vorangegangenen Rechnungsjahr nicht Mitglied im Vorstand gewesen sein.
  3. Den Rechnungsprüfern sind alle Unterlagen, die für die Kassenprüfung erforderlich sind wie Haushaltspläne, Nachtragshaushaltspläne, Monatsabschlüsse, Zahlungs- und Buchungsbelege, Bankauszüge, Mittelverwendungsbeschlüsse des Verbandes u.a. zur Verfügung zu stellen.
  4. Nach jeder Prüfung ist ein Abschlussgespräch mit dem/der Schatzmeister/in zu führen und ein Protokoll für den Vorstand zu fertigen.
  5. Bei festgestellten Verstößen, Nichteinhaltung oder Nichterfüllung erteilter Auflagen bzw. mangelhafter Erledigung der Aufgaben gem. Funktionsbeschreibung haben die Rechnungsprüfer den Vorstand sofort schriftlich zu informieren.
  6. Auf der Mitgliederversammlung des VPA e.V. ist der Rechnungsprüfungsbericht für das vergangene Geschäftsjahr vorzulegen. Auf Grund dieses Berichtes wird über die Entlastung des Vorstandes entschieden.

§ 7 Führung, Einrichtung und Arbeitsweise der Verbandskasse

  1. Über die Verbandskasse werden alle Kassengeschäfte des Verbandes abgewickelt. Nebenkassen dürfen nicht geführt werden.
  2. Die verantwortliche Leitung der Kassenverwaltung (Buchhaltung) obliegt dem/der Schatzmeister/in.
  3. Die Kassenverwaltung des Verbandes ist so einzurichten und zu führen, dass sie die Aufgaben sach- und ordnungsgemäß erfüllen kann und Kosten und Buchungen dem Verband zugeordnet werden können. Wertgegenstände, Zahlungsmittel, Buchungsbelege sowie weitere Unterlagen mit verbandsspezifischem und internem Inhalt sind gesichert aufzubewahren.
  4. Der Zahlungsverkehr ist möglichst unbar abzuwickeln. Davon nicht betroffen sind Baraus- oder -einzahlungen durch den/die Schatzmeister/in aus der oder in die Portokasse gegen Quittung oder Beleg, die einen Betrag von € 500,00 nicht übersteigen.
  5. Über jede Einnahme und Ausgabe ist ein prüfungsfähiger und aussagekräftiger Beleg zu fertigen.
  6. Die Buchungen und die erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, klar, übersichtlich und nachprüfbar sein; sie sind sofort vorzunehmen. Die Aufbewahrungspflicht für alle Finanzbücher, Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie zu ihrem Verständnis erforderlichen Anweisungen regelt sich entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen und Festlegungen.

§ 8 Einnahmen des Verbandes

  1. Die zur Durchführung der Aufgaben des Verbandes erforderlichen Mittel sind u.a. durch folgende Einnahmen zu sichern: Beiträge und Gebühren von seinen Mitgliedern und sonstige Einnahmen.
  2. Beiträge sind Aufnahmebeiträge und Mitgliedsbeiträge. Ihre jeweilige Höhe richtet sich nach der wirtschaftlichen Notwendigkeit.
  3. Gebühren sind Rechtsbehelfsgebühren.
  4. Sonstige Einnahmen sind u. a. Strafgelder, Finanzhilfen, Zuschüsse und Spenden von dritter Seite, Zusatzbeiträge, Zahlungen Dritter für erbrachte Leistungen des Verbandes oder einzelner Verbandsvertreter sowie einmalige Erhebungen für Sonderzwecke.

§ 9 Ausgaben des Verbandes

  1. Im jährlichen Haushaltsplan des VPA e.V. sind alle notwendigen Ausgaben für die Aufgabenerfüllung des Verbandes und seiner Organe aufzunehmen.
  2. Ausgaben des Verbandes sind u.a.
    • Mieten, Pachten und ähnliche Leistungen,
    • Kosten für Sitzungen, Tagungen und Arbeitsaufträge,
    • Inventarbeschaffung,
    • Lehrgänge und Schulungskosten,
    • Personalkosten,
    • Reisekosten,
    • Verwaltungskosten und allgemeine Geschäftskosten,
    • Versicherungsprämien,
    • öffentliche Ausgaben und Beiträge,
    • Auszeichnungen.

§ 10 Erstattung von Auslagen

  1. Den Mitgliedern der Organe, Unterorgane, Ausschüsse und anderen satzungsmäßigen Gremien sowie hauptamtlichen Mitarbeitern und ehrenamtlichen Funktionsträgern werden die Auslagen grundsätzlich durch die Gewährung von Übernachtungsgeldern sowie Fahrtkosten- und Auslagenersatz erstattet, deren Höhe sich nach den nachweislich entstandenen Kosten richtet bzw. vom Vorstand festgesetzt wird.
  2. Reisekosten werden nach dem Bundesreisekostengesetz erstattet.

§ 11 Schlussbestimmung

  1. Über alle Finanz-, Kassen- und Wirtschaftsangelegenheiten, die in dieser Finanzordnung im Einzelnen nicht geregelt sind, entscheidet der Vorstand.

§ 12 Inkrafttreten

  1. Diese Finanzordnung tritt mit Bestätigung durch die Mitgliederversammlung zum 10.09.2014 in Kraft.